Pamamahala ng proyekto

Ang pamamahala ng proyekto ay tumutukoy sa pagsasagawa ng mga bahagi ng isang proyekto na isang paglalayon na hindi parte ng karaniwang operasyon ng isang organisasyon. Ito ay iba sa tradisyonal na pamamahala o management dahil sa may takdang haba lamang ng panahon ang kailangang gugulin para rito at ito ay binubuo ng ilang natatanging mga gawain na nagreresulta sa ilang natatanging mga suliranin. Ito ay isang team-based approach sa pamamahala ng mga proyekto.

Balangkas

Ang Pagkakaiba sa General Operations Management

Limitadong panahon upang makumpleto and proyekto
Ang pokus ay nakatuon lamang sa mga tiyak na layunin ng proyekto
Hindi gaanong burukratiko

Hangarin

Ang hangarin ng Project Management ay masagot ang mga pangangailangan na hindi sakop ng mga naitakdang functional na departamento. Nilalayon din nitong bigyang diskurso ang mga agarang gawain tulad ng pagpapabuti o paglalabas ng isang bagong produkto at serbisyo o pagpapababa ng mga gastos sa isang organisasyon.

Pangunahing Metric

Ang resulta ng bawat proyekto ay nasusukat sa (1) haba ng panahon na iginugol sa pagtapos ng proyekto, (2) mga gastos na direktang nakatuon sa mga gawain ng proyekto, at (3) ang mga layunin sa pagganap na itinakda sa pagsisimula ng proyekto

Key Success Factors

Ang tagumpay ng isang proyekto ay nakasalalay sa (1) suporta ng buong organisasyon, (2) isang mahusay at respetadong lider, (3) sapat na haba ng oras na inilaan, (4) maingat na pagsubaybay at pagkontrol sa mga gawain, at higit sa lahat ay ang (5) maayos na komunikasyon.

Pangunahing Isyung Administratibo

Ehekutbong Responsibilidad

Pagpili ng proyekto
Pagpili sa lider ng proyekto
Organizational Structure

Mga Alternatibo ng Organisasyon

Pamamahala ng iisang functional unit lamang
Pagtatalaga ng isang coordinator
Isang matrix organization na may lider

Mga Pangunahing Tools

Work Breakdown Structure

Isang panimulang tool upang mailapat ang mga partikular na gawain para sa proyekto, mga pagkakasunod-sunod nito, at ang kaukulang badyet.

Network Diagram

Visual aid na nagbibigay ideya sa project team ng haba ng panahon na kailangan para sa proyekto; ipinapakita rin nito ang mga kritikal na gawain upang maabot ang pangkalahatang duration, mga slack times, at ang buong talaan ng proyekto (schedule)

Gantt Charts

Ginagamit upang mapagplanuhan at makontrol ang bawat isang gawain sa loob ng isang proyekto. Ito ay isang talaan kung saan nakasaad ang mga pangunahin at maliliit na gawain (nakahanay ayon sa pagkakasunud-sunod ng mga ito mula sa itaas, pababa) sa bawat hilera o row at ang mga petsa mula sa itinakdang umpisa ng proyekto hanggang sa huling araw (o linggo, depende sa accuracy na nais ng project team). Ang bawat cell ng pagkaka-tapat-tapat ng mga gawain at ng inaasahang duration ay minamarkahan. Sa control phase ng proyekto ay nalalaman kung nahuhuli o nauuna ang bawat gawain at ang kabuuan ng proyekto sa itinakdang schedule. Ang mga sumusunod na desisyon ay naaapektuhan nito.

Ang Proyekto

Bawat proyekto ay dumadaan sa tinatawag na life-cycle na nagmumula sa project definition planning, pagsasagawa ng mga pangunahing activities o gawain, hanggang sa tinatawag na project phaseout. Sa bawat antas ay nangangailangan ng natatanging kasanayan kung kaya't ang isang proyekto ay madalas na kinabibilangan ng mga taong may tanging pinagdalubhasaan, na kadalasan ay nananatili nang mas maikli sa buong duration ng proyekto. Madalas na ginagamit ang isang matrix organization kung saan iba't ibang eksperto ang nakikisama sa isang functional unit sa pagsasagawa ng isang bahagi o antas ng proyekto.

Pangkalahatang Pamamaraan

Ang isang proseso ng project management, anuman ang uri at laki nito ay sinasabing sumusnod sa limang pamamaraan:

1. Depinisyon

Sa bahaging ito binabalangkas kung bakit kailangang isakatuparan ang proyekto, mga layunin, gayundin ang mga inaasahang resulta sa bawat isang layunin na inilahad. Importante rito ang palagiang pakikipag-komunika sa mga stakeholders ng organisasyon o gawain kung saan sakop ang proyekto.

2. Pagplaplano

Dito nilalapat ang lahat ng bahagi ng proyekto, ang duration ng bawat gawain, pagkakasunud-sunod, at mga pagkaka-ugnay nito sa bawat isa. Dito rin binubuo ang project team kung saan pinipili ng lider o ng top management ang mga eksperto/stakeholders na kinakailangan sa pagsasagawa ng bawat isang bahagi ng proyekto. Sa parte ding ito malalaman ang mga delays o slack times, limitasyon sa konteksto ng oras, pananalapi, impormasyon, scope, o kombinasyon ng mga ito.

3. Pagsasagawa

Sa execution phase isasagawa ang pagbuo ng project team, paglalaan ng oras, budget at impormasyon sa bawat antas ng proyekto. Ang mga gawain dito ay depende sa kung paano binalangkas ang mga gawain sa planning phase, gayundin sa naka-atang na layunin sa bawat gawain.

4. Pagkontrol

Ang lider ay inaasahang i-update o i-adjust ang mga parameter ng proyekto upang malaman ang kasalukuyang kalagayan nito, i.e., kung ito ba ay mas matagal nang sa inaasahan o hindi nakakamit ang mga layunin. Sa bahaging ito malalaman ang mga suliranin na kadalasan ay hindi nakita sa planning stage at ginagawan ng karampatang solusyon.

5. Pagtatapos

Ang buong team at ang mga stakeholders ay tinitipon sa kahit anong pamamaraan sa paglalayong ipakita ang pangwakas na kinalabasan ng proyekto. Sinusuri sa bahaging ito ang kalakhan ng epekto ng mga bunga ng bawat gawain at ng buong proyekto.

Mga Sanggunian

William J. Stevenson. Operations Management 10th Edition. McGraw-Hill/Irwin International Edition 2009
"What is Project Management?" MPUG World, Clarks Summit, PA, Retrieved: March 22, 2011. http://www.mpug.com/pages/whatisprojectmanagement.aspx Naka-arkibo 2011-02-17 sa Wayback Machine.